Organizacija radnog mesta

Jun 5th, 2012

Najveći deo svog vremena zaposleni čovek provede u radnom prostoru. Zbog toga je jedna od najvažnijih stvari za postizanje produktivnosti držati radno mesto urednim. Neuredan radni sto značajno otežava obavljanje svakodnevnih poslova.

Nesređena gomila stvari i materijala u kancelariji je poznata kao jedna od glavnih “kradljivaca vremena”.

Ono što se nalazi u vašoj kancelariji ili na radnom stolu govori o vašoj ličnosti. Kancelarija je mesto gde razgovarate sa šefom, klijentima, kolegama. Na osnovu prvog pogleda na radni sto ili kancelariju u kojoj radite, oni mogu formirati celokupan utisak o vama i vašem načinu rada. Vrlo je nelagodno kada u prisutnosti klijenta ili šefa bezuspešno pretražujete gomilu papira, zavirujete u svaki ćošak, i tražite stvari koje oni od vas traže po pravilu – odmah.

Zapamtite, urednost kancelarije može biti osnova za ono što drugi ljudi misle o vama.

Kancelarija je ogledalo onih koji u njoj rade, i zbog toga je važno da uredite prostor u kom boravite na pravilan način. Pred vama se nalazi 12 saveta za organizaciju radnog mesta koji će doprineti boljem upravljanju vašim vremenom i ostvarenju boljih rezultata:

1. Za održavanje radnog mesta, po pravilu, ne treba odvojiti mnogo vremena. Potreban je najviše jedan sat nedeljno da uredite stvari u svojoj kancelariji.

2. Sklonite stvari koje ne koristite na poslu.

3. Neophodan pribor i opremu za rad stavite blizu sebe da ih možete lako dohvatiti.

4. Najmanje jednom u 2 meseca očistite kancelariju od nepotrebnih stvari koje se nalaze na stolovima, u ormarima i podu. Odredite datum za čišćenje kancelarije i unesite ga u rokovnik sa obavezama.

5. Gledajte da papirima rukujete samo jednom: kada završite posao, arhivirajte ih, a ako vam nisu potrebni, bacite ih. Što više možete dokumenata pretvorite u elektronski oblik – skeniranjem. Tako ih možete skladištiti na svom računaru. Naravno nemojte zaboraviti  redovno “backupovanje”.

6. “Fajlirajte” odmah. Organizujte smeštaj obrađenih dokumenata, koji su u štampanom obliku, u odgovarajuće fascikle i registratore različitih boja u zavisnosti od oblasti rada. Na primer, zapisnike sa sastanaka držite u žutoj fascikli, procedure i pravila rada u zelenoj, poslovne ugovore u plavoj i sl. Na računaru dokumenta raspoređujte u odgovarajuće foldere.

7. Za odlaganje stvari, koje vam zauzimaju mesto na stolu i stvaraju nered, iskoristite fijoke, police na zidu ili u ormaru.

8. Kada na kraju radnog dana odlazite iz kancelarije, očistite sto. Na izlasku se osvrnite prema stolu. Pogledajte kako izgleda. Ako ste zadovoljni izgledom izađite iz kancelarije, ako ne, vratite se i popravite stvari. Kada ujutru dođete na posao bićete spremniji za rad.

9. Takođe, izgled vašeg računara dosta govori o vašoj urednosti. Zato odvojite vreme da pregledate i očistite računar od dokumenata koji vam nisu  potrebni. Na taj način ćete uvek brže dolaziti do željenih informacija.

10. Pobrinite se da vaši saradnici i šef znaju gde su stvari od zajedničkog interesa. Kada ste na godišnjem odmoru, niko vas neće prekidati tražeći neki dokument.

11. Napravite posebno mesto za odlaganje poslovnih poruka. To može biti npr. plutena tabla okačena na zid.

12. Izbegavajte da na radnom stolu držite stvari lične prirode, kao npr. fotografije, religijske predmete i sl. To šalje lošu poruku šefovima i kolegama. To često pokazuje da biste radije bili kod kuće nego na poslu.