Arhiviranje dokumentacije

Jun 5th, 2012

Da li su vas nekada nadređeni ili klijent čekali dok ste pokušavali da pronađete papir ili fajl sa neophodnim podacima? Ne samo da ste ih izneverili, već ste protraćili i svoje i njihovo vreme.

Arhiviranje dokumentacije, bilo opipljive ili elektronske, predstavlja poslovnu higijenu. Kao što na posao dolazite urednog izgleda, potrudite se da vaš sto, police i računar budu organizovani po doslednom kriterijumu.

Organizacija arhiviranja dokumentacije može izgledati kao još jedan kradljivac vremena. Ipak, radi se o dugoročnoj investiciji u ekonomiju vašeg radnog vremena, koja će se isplatiti u narednim mesecima i godinama.

Pravila arhiviranja fizičke dokumentacije

Čim dobijete novi dokument, odmah mu pronađite prikladno mesto. Samo vam se čini da je jednostavnije odložiti papir u stranu kada ga dobijete od kolege ili klijenta, jer ćete najverovatnije izgubiti vreme tražeći ga u budućnosti, kad vam bude bio preko potreban.

Bacite nepotrebne dokumente u kantu za smeće. Oslobodite se tzv. sindroma hrčka i prestanite da čuvate svaki dokument koji vam se jednom nađe u rukama. Međutim, kako ne biste trajno izgubili nešto što se naknadno ispostavi kao važno, neko vreme čuvajte sva dokumenta, a onda se poduhvatite velikog čišćenja.

Poštujte doslednu metodu imenovanja fascikli, foldera za dokumenta, polica i ostalog kancelarijskog materijala za odlaganje dokumentacije. Tako ćete ne samo vi, već i vaši saradnici, brzo moći da dođu do papira koji im treba, bez mnogo lutanja. Obimne foldere podelite u podkategorije, a potrudite se da dokumenta različite vrste odlažete u fascikle različite boje.

Dokumente koji su u vezi odlažite zajedno. Bez obzira da li se radi o pismima, promo materijalu, izveštajima, grafikama itd, ako priradaju istom projektu, oni fizički treba da se čuvaju na istom mestu. Ovaj metod je mnogo efikasniji od razvrstavanja dokumentacije po tipu dokumenta.

Razdvoijte aktuelne dokumente od onih koji pripadaju završenom zadatku. Dok radite na nekom projektu, potrudite se da materijal u vezi sa njim bude u vašoj blizini. Kada je posao gotov, odvojite još malo vremena kako biste odložili dokumentaciju na njeno mesto, gde je možete uvek naći, kad vam zatreba.

Ne pretrpavajte fascikle i foldere. Radi lakšeg snalaženja u obimnoj dokumentaciji, podelite je u podkategorije, a njih u podpodkategorije itd. Poseban folder nije potreban, ako u njega odlažete manje od 5 dokumenata.

Digitalizujte. U slučaju da vam je ponestalo prostora za nove fascikle, foldere i police, skenirajte dokumenta i arhivirajte ih  u računar, a papir bacite. Ovo pravilo ne važi u slučaju dokumenata sa originalnim potpisima – za njih morate naći mesta.

Pravila arhiviranja elektronske dokumentacije

Dosledna metoda imenovanja, opet. Kao i u slučaju materijalne dokumentacije, fajlovi i folderi na vašem računaru treba nazivati po utvrđenom šablonu, naročito ako delite dokumenta sa saradnicima, kako bi njima samo na osnovu naziva fajla odmah bila transparentna i njegova sadržina, bez potrebe da ga pregledaju. Standardizovano ime fajla omogućiće njegovo lakše pronalaženje ako ste propustili da ga odložite u pravi folder. Ako tokom rada napravite više verzija istog dokumenta, sačuvajte ih po sledećem pravilu: ime projekta, verzija 1 ili ime projekta, datum izrade i sl.

 Ne zloupotrebljavajte veličinu vaše memorije. Možda u računaru imate dovoljno mesta da nikad ne morate da brišete fajlove, ali ipak budite selektivni. Pravilo bacanja nepotrebne materijalne dokumentacije važi i za elektronske fajlove i foldere; ono što je suvišno ima samo jedno mesto: recycle bin.

Backup-ujte. Svako ko je jednom ostao bez hard diska posvedočiće koliko je važno da napravite kopiju važnih fajlova i foldera na eksternom disku ili na online servisima poput iCloud, Mozy, SugarSync itd. Konsultujte se sa menadžmentom i IT sektorom da li postoji utvrđena politika backup-ovanja u kompaniji.

Koristite “Tickler” ili “43 folders” pravilo. Radi se jedinstvenom sistemu arhiviranja dokumentacije fajlova. Napravite 12 foldera, za svih dvanaest meseci u godini,  i 31 podfolder, koji će označavati dane mesecu. U podfolder arhivirajte dokumentaciju neophodnu za rad u toku tog dana. Čim dođete na posao, otvorite odgovarajući podfolder i prekopirajte fajlove na desktop. Prazan podfolder prekopirajte u naredni mesec. Ako tokom dana ne uspete da završite planirani posao, prekopirajte dokumentaciju u sledeći pogodan dan.