Kako koristite svoje vreme na poslu? Naravno, za rad. Međutim, praksa je uglavnom drugačija. Radni sate prolaze, a nezavršeni poslovi se gomilaju.
Gubitak vremena na poslu je jedna od stvari koju, kao zaposleni, sebi ne biste smeli da dozvolite. Pogotovo ne da radni dan podredite smišljanju načina na koji izbeći obaveze koje Vas očekuju. Business Inisder je napravio listu najčešćih zabušavanja na poslu na kojoj je alarmantan podatak da čak 73 procenata radnika kaže kako na poslu provede najmanje sat vremena ne radeći ništa. Zaposleni najčešće vrijeme predviđeno za rad provode na internetu, i to njih čak 48 odsto, 33 odsto to čini u razgovoru sa kolegama, 49 procenata rešava privatne probleme, dok na duge ručkove odlazi vreme 15 odsto zaposlenih.
Srbija je zemlja u kojoj je efektivnog rada mnogo manje nego što bi trebalo. Nalazimo se na začelju evropske liste po broju sati koje smo zaista potrošili na izvršavanje zadataka za koje smo plaćeni. Kompanija za komunikacije Fonality sprovela je istraživanje kako bi saznala koji su to svakodnevni zadaci koji troše najviše vremena u danu. Lociranje i sastavljanje svih tih protraćenih sati bi moglo bi da uštedi kompanijama prilično novca. Prosečno vreme koje radnik izgubi je oko 1,86 sati dnevno na uzorku od blizu 3000 ljudi sa osmočasovnim radnim vremenom. Ukoliko uzmemo da je prosečna plata u Srbiji 400 evra, poslodavac gubi oko 1200 evra godišnje na zabušavanje svakog zaposlenog. Za kompaniju koja zapošljava npr. 50 zaposlenih to je čak 60 000 evra na godišnjem nivou.
Međutim, nisu u pitanju samo namerni gubici vremena. Čak i najvredniji radnici nisu svesni propusta i kradljivaca vremena koji umanjuju njihovu produktivnost i često prouzrokuju bespotreban prekovremeni rad.
Produktivnost intelektualnog radnika najviše zavisi od veštine izbegavanja zamki koje odvlače pažnju i kradu vreme predviđeno za rad. Pokušaj kontaktiranja sa klijentima ili kolegama odnosi više od sat vremena dnevno. Duplirane ili neželjene informacije se takođe kotiraju visoko kao i vreme utrošeno na potragu za ključnim informacijama na koje se troši oko 60 minuta. Ipak mnogo više Vašeg vremena i novca poslodavcima troši obavljanje takozvanih privatnih radnji.
Bezbroj je načina za gubitak vremena na radnom mestu. Možete ih izbeći malim izmenama u stavu. U svakom slučaju, prvi korak je identifikovati uzroke gubljenja vremena, a zatim naučiti kako ih pobediti.
1. Surfovanje internetom
Kratkotrajna poseta društvenim mrežama (Facebook-u, Twitter-u, YouTube-u,…), provera privatne pošte i pretraga interneta su najčešći vidovi bežanja od obavljanja radnih zadataka. Aktivnost na internetu za vreme radnog vremena, koja je u Srbiji zastupljena više od svetskog proseka, je gledanje video klipova, i to sa čak 91 odsto. Na otvaranje i upravljanje profilima na društvenim mrežama svoje vreme na poslu troši čak 77 odsto zaposlenih kojima je odobren pristup društvenim mrežama. Zaposleni često smatraju da taj “sekund” nikome neće nauditi i jedino pitanje koje ih muči je ”Da li će me uhvatiti?”. Međutim, mnogo bolje je da se zapitate “Koliko sam vremena izgubio?” Ukoliko nekoliko puta u toku dana proveravate šta se dešava na Facebook-u, odgovorite po nekom prijatelju, pogledate smešni video klip koji Vam je stigao u kolektivnom mailu, potražite karte za koncert, cipele, dnevne vesti, itd. nema potrebe da se pitate gde je proletelo posle podne.
Koliko vremena ste izgubili? Mnogo, jako mnogo!
2. Privatni razgovori
Poslodavac može imati razumevanja za hitne privatne pozive ali svakodnevno nepotrebno trošenje radnog vremena na interakciju sa prijateljima, odgovaranje na brojne poruke i prepričavanje jučerašnjeg izlaska Vas čini neozbiljnim i nepouzdanim radnikom. Pored sopstvenog gubitka vremena i dekoncentracije ovakvo ponašanje utiče i na smanjenu efikasnost Vaših kolega. Takvog zaposlenog niko ne želi. Možete biti zaista sjajni u svom poslu ali ako ga radite u pauzama između rešavanja privatnih problema to niko neće tolerisati, ma koliko bili dobri. Privatne razgovore, druženje na internetu i pretraživanje online sadržaja ostavite za pauzu. Tada bez griže savesti možete proveriti mailove i pozavršavati sve privatne korespodencije. Ukoliko Vam je teško da se oduprete najlakše je da prijateljima i porodici jasno stavite do znanja da Vas ne kontaktiraju od 9 do 17 ako to nije zaista neophodno.
3. Pauze za kafu ili cigaretu
Svakome je potreban predah od posla. Šta više, kratke pauze mogu povećati produktivnost. Ali ako idete na kafu ili cigaretu svakih pola sata jasno je da svoju produktivnost svodite na minimum. Da li ste znali da poslodavaca Vaše
pauze za cigaretu koštaju 2000 evra godišnje? Pored toga što evidentno niste na svom radnom mestu, takođe, 15 minuta nakon povratka sa pauze efektivnost Vašeg rada je smanjena za 80 procenata jer taj period provodite u podsećanju dokle ste stigli, šta bi sada trebalo uraditi, šta ste prekinuli kada ste izašli. Zato Vaša kratka pauza za cigaretu, nekoliko puta na dan, rezultira gubitkom od čak nekoliko radnih sati. Dobra je ideja skrenuti pogled s kompjuterskog ekrana svakih 15-ak minuta. Ali kada se radi o pauzama van kancelarije, najbolje je da ih svedete na jednu dužu pauzu za ručak kao što je i predviđeno. Tada možete završiti sve privatne obaveze a pritom se i više odmoriti. Bićete oslobođeni pritiska i stresa zbog mogućnosti prekoračenja dozvoljeog vremena za odmor i smanjiće Vam se potreba za čestim izlascima.
4. Neproduktivni multitasking
Ideja o obavljanju nekoliko stvari istovremeno je sjajna. Najčešće samo u teoriji. Većina ljudi veruje da je odlična u multitaskingu. Možda Vi stvarno jeste. Ali postoji granica koliko stvari možete raditi u isto vreme bez da se smanji kvalitet rada i uspori proces. Prebacivanje između pet različitih projekata u isto vreme verovatnije vodi gubitku vremena nego uspešno obavljenim zadacima. Studija sprovedena u Journal of Communicationu potvrdila je da se većina ljudi oseća bolje kada radi više stvari odjednom iako je to često vrlo neproduktivno, stvara dodatan stres, smanjuje kvalitet posla i do 40% produžava vreme potrebno za obavljanje zadataka.
Odredite prioritete i prema njima raspodelite radno vreme. To je ključ za uspešno dovršavanje svakog projekta. Zabeležite sve što želite postići i dodelite vremenski okvir za izvršavanje. Ne prelazite na sledeći zadatak dok niste u potpunosti dovršili prethodni. Ne samo da ćete posao obaviti kvalitetnije kada ste fokusirani, već ćete se prisiliti da sve dovršite u planiranom vremenu.
5. Sastanci o sastancima i pauze između njih
Sastanci na kojima nakon sat vremena kao rezultat dobijemo popis stvari o kojima treba raspraviti na sledećem sastanku su ništa drugo nego gubitak vremena. Ukoliko sastanci nisu dobro vođeni, mogu biti jedan od najkamufliranijijh kradljivaca vremena. Sastanci moraju imati svrhu, opipljive ciljeve koji se žele ostvariti. Budite sigurni da li Vam je sastanak zaista potreban, ukoliko se sve to može reći mailom čemu ometati ljude u njihovom poslu?
Kad smo kod sastanaka, šta je sa pauzama između njih? Razmislite da li ste ikad uspeli nešto konkretno da uraditi u tom vremenu. Obično, vrlo malo. Naravno, daje vremena za predah, ali Vas bez očitog razloga izbacuje iz moda za sastanke. Ako imate nekoliko sastanaka dnevno, rezultat može biti nekoliko potraćenih sati. Pokušajte dogovoriti sastanke jedan za drugim, bićete efikasniji u njihovom obavljanju.
6. Preterano korišćenje poruka i e-mailova u internoj komunikaciji
Iako je to korisan način komunikacije unutar kompanije, može postati i najgori neprijatelj produktivnosti. Diskusija o poslu lako može prerasti u potpuno drugu temu. Uvek postoji neko s manje posla od Vas ko će Vas navući na maratonski chat. Ako se ne možete u potpunosti isključiti, stavite status „zauzet“ veći deo dana. Ako vas neko ne prestaje gnjaviti s temama koje nisu povezane s poslom, jasno stavite do znanja da imate posla. Po ispitivanju Business Inisder-a neki zaposleni i do 50 odsto radnog vremena provedu proveravajući elektonsku poštu i u online konverzaciji sa kolegama.
Mail je danas nezaobilazan u poslovnoj komunikaciji ali može se dogoditi da se puno vremena troši na primanje i slanje mailova o temi koju bi bilo jednostavnije razrešiti razgovorom. Ako je potrebno raspraviti o nečemu i ocenjujete da će biti efikasnije uživo, odlučite se za razgovor. Ako Vam je potreban pisani trag te komunikacije, nakon razgovora napišite brzi mail sa zaključcima razgovora i pošaljite ga svim zainteresovanim stranama. Na prvi pogled čini se da će ovaj način doneti više posla, ali razlika može biti u sat vremena posla ili dva dana primanja i slanja mailova.
7. Prekidanje
Usred posla Vam stiže „hitan mail“. Odgovorite na njega ali nedugo nakon zazvoni telefon. Završite razgovor i vidite kako je stigao još jedan mail koji odmah zahteva Vaš odgovor. Itd. Pre nego što primetite već je četiri sat posle podne, a Vi još niste završili ono ste počeli da radite ujutru. Zvuči poznato? Prosečni zaposleni radi samo 11 minuta pre nego ga nešto omete. Zato i ne čudi stalna borba sa radnim zadacima. Konstantna prekidanja su neizbežna. Trik je naučiti reagovati na njih bez odvajanja od trenutnog radnog zadatka. Pustite da se javi govorna pošta. Odvojte tri perioda u danu kada ćete proveravati mail. Naučite da prepoznate prioritete. Razlikovanje hitnog od “hitnog” Vam može uštetedeti nekoliko sati dnevno. Češći je slučaj da nije hitno. Naučite razliku.
8. Neorganizovan radni prostor
Ukoliko su Vaš radni prostor, radni sto i kompjuter neuredni, utrošićete puno više vremena na traženje stvari. Uvođenje reda u radno okruženje dovešće do učinkovitijeg obavljanja radnih zadatka. Prije nego odete iz kancelarije očistite sto, uklonite posuđe, hranu, papire. Ogranizujte dokumenta tako da Vam budu na dohvat ruke i da odmah znate gde su, bez obzira da li su od juče ili od pre 6 godina. Reciklirajte papire koje više nećete koristiti.
Sada imate uvid šta sve može smanjiti Vašu produktivnost i na koji način da se izborite sa time. Najlakše je zabušavati. Pronalaziti izgovore za nerad i pustiti vreme da prolazi pored Vas.
Ako mislite da takvim ponašanjem štetu nanosite samo poslodavcu, varate se.
Vi ste najveći gubitnik!
Svakim zadatakom koji obavljate i projekatom na kome radite, postajete sve bolji i bolji. Usavršavate svoje znanje, dolazite do novih, stičete brzinu, sigurnost, iskustvo. Postajete veći profesionalac. Prepuštajući se kradljivcima vremena prepuštate svoju karijeru slučaju. Pravite korake unazad. Postajete profesionalac u traćenju vremena a takav nikome nije potreban.
Iskoristite vreme na poslu na najbolji mogući način za sebe. Radite. Svaki zadatak je korak dalje na putu ka vašem uspehu.
Želite uspešnu karijeru? Želite visoka primanja i ostvarenje ciljeva?
Zašto onda sedite pored puta, zastajete da pogledate sitnicu, skrećete na sporedne puteve koji vas vode u suprotnom pravcu? Dajte maksimum od svog rada i ne dozvolite da Vam zafali vreme za uspeh. Vreme koje ste izgubili na nebitne aktivnosti. Zaista radite.
